Bestandsopslag passend bij uw organisatie

Vrijwel alles gaat tegenwoordig met computers. Dat maakt het managen van bestanden een hele uitdaging, maar wel een belangrijke! Goed bestandsbeheer helpt medewerkers vlot informatie te vinden en te delen. Onderling of met klanten. En dat is weer belangrijk om slagvaardig en effectief te kunnen werken.

Maar hoe zijn bestanden het beste te delen? Hoe raken ze niet kwijt? Hoe is het versiebeheer geregeld? En wat als u geen toegang tot het netwerk of internet heeft, maar wel wilt kunnen werken?

Slimme oplossingen

Voor het betere bestandsbeheer hebben wij slimme oplossingen, gebaseerd op OwnCloud-technologie. Dit houdt in dat bestanden op de eigen computer én op een centrale server staan. Zo kunnen collega’s met dezelfde bestanden werken. Bestanden zijn zelfs te delen met klanten of leveranciers. Oudere versies van een bestand worden automatisch bewaard en ook (per ongeluk) gewiste bestanden zijn eenvoudig terug te vinden. Dat is nog eens prettig én veilig werken.

OwnCloud overzicht

Hoe werkt het

Via een klein programmaatje op je computer worden de documenten gesynchroniseerd met onze servers. Door dit programmaatje op meerdere computers te installeren heb je op alle computers dezelfde bestanden tot je beschikking. Aanpassingen in een document en nieuwe documenten worden netjes op alle computers bijgewerkt. Hieronder een aantal belangrijke eigenschappen van deze dienst.

Het is onze eigen cloud oplossing

Hosting gebeurt door ons op Europese servers. Wij zijn een Nederlands bedrijf en vallen dan ook onder de Nederlandse wetgeving. Daarnaast hosten wij al onze diensten op Europese servers. De gegevens kunnen dus niet via Amerikaanse wetgeving opgevraagd worden.

Overal toegang

Door gebruik te maken van OwnCloud heb je overal toegang tot je documenten. Het maakt niet uit of je in Spanje, Nederland of waar dan ook zit, je kunt altijd en overal bij je documenten. Er zijn mobiele apps zodat je ook onderweg op je mobiel of tablet bij je documenten kunt. Daarnaast is er een centrale portal waarmee je ook via het internet toegang kunt krijgen tot de documenten en de instellingen. Zo kun je op deze manier op de computer van iemand anders toch het document benaderen wat je nodig hebt. Via de portal regel je ook wie er rechten op welke documenten heeft.

Deel je documenten

Binnen OwnCloud kun je groepen aanmaken. Je kunt denken aan ‘Directie’, ‘Marketing’, ‘Financieel’, en zo verder. Mappen, maar ook individuele documenten kun je aan bepaalde groepen toekennen, zodat die gebruikers die behoren tot die groep toegang hebben tot alleen die set met documenten. Het is ook mogelijk om Mappen of documenten met een individuele gebruiker te delen. Door het gebruik van een cloud opslag dienst voorkom je dat er verschillende versies van hetzelfde document binnen de organisatie ontstaan doordat deze continu wordt rond gestuurd via email.

Auditing

In de portal van de opslagcloud kun je een ‘activity feed’ zien. Hierin kun je zien wie aan welk document heeft gewerkt.

Deel met anderen

Je kunt niet alleen documenten delen met groepen binnen de organisatie, maar ook met externen. Zo kun je een PDF met daarin een offerte delen met klant. De klant krijgt dan een mailtje met een link naar het document. Op deze manier hoef je dus niet continu grote documenten of afbeeldingen door te mailen naar anderen, maar kunnen zij via de link de laatste versie van het document bekijken. Dit kan afgeschermd worden met een wachtwoord en er kan ook kan er een tijdslimiet op gezet worden.

Versie beheer

Uiteraard kan het zijn dat een document door iemand gewijzigd wordt, maar dat je het eigenlijk niet eens bent met de wijzigingen. Binnen OwnCloud is het geen enkel probleem om de vorige versies van het document te bekijken en terug te gaan naar een voorgaande versie. Hetzelfde geldt voor verwijderde documenten. Je kunt ze uit de prullenbak halen en terugzetten.

Kosten

We bieden deze dienst aan voor de vaste prijs van € 2,99 per account / per maand (excl. BTW). Voor de hoeveelheid gegevens die je er dan op mag zetten geldt geen limit. We hanteren een 'fair - use' policy, waarbij we ervan uitgaan dat deze dienst gebruikt wordt in een zakelijke situatie.